Een overtuigende offerte is essentieel om opdrachten te winnen. Van rekensom tot uitgebreid boekwerk, voorstellen zijn er in alle soorten en maten. Dit jaar heb ik mijn eigen sales proces geoptimaliseerd. Ik heb getest welke manier van offreren het beste werkt. Gebruik mijn opgedane inzichten in je voordeel.
Over het schrijven van offertes maak ik een reeks. In dit artikel vertel ik meer over de formele kant. In het volgende deel ga ik verder in op de vorm en toon voor een winnende offerte.
Wat is een offerte?
Een offerte is juridisch ook een formeel aanbod tot het sluiten van een overeenkomst. Het is geen eenvoudig of vrijblijvend document. Na het accepteren van de offerte heb je namelijk leveringsplicht. Het is belangrijk om zo nauwkeurig mogelijk te werken te gaan.
Om geen misverstanden te laten bestaan is het belangrijk dat je offertes aan een aantal zaken voldoen.
Wat moet er in een offerte staan?
- Een uitgebreide omschrijving van de te leveren diensten
- De prijs
- Zijn je prijzen inclusief of exclusief btw?
- Datum van uitbrengen
- De geldigheid van de offerte (heel belangrijk!)
- Het KvK nummer van je bedrijf
- Betalingsvoorwaarden
- Een verwijzing naar de algemene voorwaarden
Algemene voorwaarden
Naast de offerte kun je gebruik maken van algemene voorwaarden. Het voordeel is dat je niet alle formele regels in je tekst hoeft te zetten. Achteraf kan er dan nooit discussie ontstaan over dat wat er is afgesproken. Je offerte blijft op deze manier interessant en aantrekkelijk. Het is raadzaam om de algemene voorwaarden altijd op te laten stellen door een jurist of advocaat. Je weet zo zeker dat er geen nietigheden in je offerte staan. Het lijkt op het eerste gezicht misschien een grote investering. Achteraf kan het je een hoop geld en gedoe besparen.
Offerteteksten zijn multi interpretabel
Zinnen zijn vaak multi interpretabel waarbij klanten soms hun eigen variant willen lezen. Of een eigen interpretatie willen gebruiken tijdens de onderhandeling. Zorg dus voor een uitgebreide omschrijving van de te leveren diensten. Het is erg moeilijk om dit meteen 100% te krijgen. Probeer tijdens je besprekingen dus altijd te peilen hoe zinnen zijn geïnterpreteerd. Op deze manier kun je werken aan een overtuigende en duidelijke offerte.
Moet een offerte ondertekend worden?
In de praktijk zie ik twee soorten offertes. Er zijn varianten die ook dienen als een overeenkomst. In dat geval is de offerte een stuk formeler. Ikzelf adviseer en gebruik een offerte die niet ondertekend hoeft te worden. Na acceptatie stel ik een aparte overeenkomst op waarin alle punten van de samenwerking worden beschreven. Zo is de offerte overzichtelijker en kan er na de overeenkomst geen onduidelijkheid meer zijn.
Dit was de formele kant van het schrijven van een offerte. In mijn volgende blog schrijf ik over de vormgeving. Hoe zorg je er voor dat de voorstellen die je schrijft ook daadwerkelijk winnen?
Verhalen
We doen veel leuke dingen, van pokeravonden tot een lang weekend Praag. Lees hier wat we allemaal doen bij Saleshelden.